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大量の書類の保管には、ドキュメントスキャナで電子化がオススメ

投稿日:2013年9月10日 更新日:

書類をたくさん扱う人は自宅や職場でスキャナを使って書類の電子化を検討する場合もあるかと思います。

書類の電子化には「スキャナ」というパソコン周辺機器を使います。

そこで、スキャナを使った文書の電子化のメリット・デメリットや方法について説明します。

目次

  1. 書類をスキャナでパソコに取り込んで保存するメリット・デメリット
  2. スキャナには2種類あります
  3. スキャナで取り込んでからどんな形式で保存するか?
  4. オススメのドキュメントスキャナ

1. 書類をスキャナでパソコンに取り込んで保存するメリット・デメリット

メリット

  • 絶対に紙で保存して置かなければいけない書類を除き、スキャン後の書類は捨てられる
  • 紙の書類を保管しておく場所が不要になる
  • スキャン後のデータはコピーがいくつでも取れるのでバックアップがカンタンにできる
  • パソコン・スマートフォン・タブレットとIT機器であれば基本的になんでも表示できる
  • スキャンしたデータは原本として取っておいて、コピーしたデータに書き込みやマーカーが付けられる
  • メールに添付して送れる
  • OCR機能が使える場合は、書類の文字が検索できる

デメリット

  •  バックアップを取っておかないと、すべてのデータが一瞬で消えた時に復旧できない
  • スキャナを買う初期投資が数万円かかる

 

2. スキャナには2種類あります

スキャナには大きく2種類、「フラットベッドスキャナ」と「ドキュメントスキャナ」があります。

  フラットベッドスキャナ ドキュメントスキャナ
主な用途 1枚〜数枚の書類をスキャンする 数十枚〜数千枚の書類をスキャンする
価格 1万円前後からある 3万円前後から
スキャン元の原稿 バラバラに分解しておく必要なし 紙がバラバラに分かれている必要がある
画質 写真以上の高画質 写真は苦手。文字や図形が得意。
スキャンするときの手間 1ページごと手でめくる必要があるので手間がかかる 紙がバラバラにさえなっていれば、50枚ぐらいは一度に自動スキャンできる
スキャンの速度 スキャン処理と手でめくる作業を入れると1分に1〜2枚 1分間に20枚以上×両面
両面スキャン 原稿を手でひっくり返す必要がある場合が多い 自動的に両面スキャンできる場合がほとんど

 

最近のプリンターには「フラットベッドスキャナ」機能を持ったものがほとんどなので、まずは手持ちのプリンターでスキャナ機能を試してみるのが良いでしょう。

しかし、最初から大量の書類や本を裁断してデータ化することが決まっている場合は「ドキュメントスキャナ」を買って下さい。

上記の比較の表にも書いていますが、「ドキュメントスキャナ」だと1回スキャンボタンを押すだけで、1分間に合計50ページのデータ化が出来ます。

「フラットベッドスキャナ」だと本を裁断しないでデータ化できるし、価格も安いのですが、一度に1枚しかスキャナにセットできないので、1枚ごとにページめくりや書類交換するのは、想像以上にかなりの重労働です

 

3. スキャナで取り込んでからどんな形式で保存するか?

PDF形式のファイルで保存するのが、最も一般的な保存方法です。

デジカメで撮った写真をパソコンに取り込んで保存するのと似たような方法です。

あるいは、最近のスキャナーではクラウドサービスの「EverNote」や「DropBox」と連携してデータを保存できるものもあります。

すでにこれらのクラウドサービスを使っていたり、使ってみたい方は、連携できるスキャンを買うのがよいかもしれません。

 

4.オススメのドキュメントスキャナ

ドキュメントスキャナの老舗メーカーの定番

今でこそドキュメントスキャナが各社から発売されていますが、10年以上前からヘビーなスキャナユーザーから愛されてきたのが富士通PFU社の「ScanSnapシリーズ」です。

老舗ということで、スキャンした画像のキレイさや添付ソフトの使い勝手など、他社よりも長年のノウハウの蓄積が効いているようです。

私のイチオシのドキュメントスキャナは次の機種です。

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ペーパーカッターもあると便利

本を裁断してスキャンする方は、ペパーカッターがあると作業がはかどります。

本2〜3冊ぐらいならカッターナイフで裁断できますが、5冊以上の場合は購入を検討したほうが良いです。

裁断機も大きいものからコンパクトなものまでいろいろあります。

ちなみに、大型とコンパクト型の違いは、一度に裁断できるページ数の差です。

薄いページの本ならそのまま裁断できます。

しかし、普通の本は一度では裁断できないので、いったんカッターナイフを使って本をいくつかに分割して、それから何回かに分けで裁断します。

大型の裁断機なら本をそのままや2分割程度で裁断できる場合が、コンパクト型なら4分割やそれ以上になります。

この裁断前の本の分割作業が、本をスキャンする場合の苦労の8割を占めるのではないでしょうか?(自分の感覚です)

よって、裁断機は選ぶ基準としては、ちょっと手軽に本を2~3冊裁断するならコンパクト型、本棚の本を1行まるごとなど大量に裁断する場合は大型がいいと思います。

あと、大型の裁断機は重さが10キロ以上あり、大きさもそれなりにありますので、購入前には収納場所を確認・確保しておきましょう。

 

コンパクト型なら次が使いやすいです。

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大型なら次の機種が裁断作業がしやすく、使わない時は立てて収納できるのでオススメです。

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